O que é o processo de certificação em tradução jurídica?

O que é o processo de certificação de tradução jurídica?

Este processo garante também que as traduções de documentos jurídicos sejam aceites em Portugal. Este tipo de tradução certificada inclui uma verificação formal de que reflete fielmente o original e de que o tradutor domina profundamente ambas as línguas. Pode utilizar estes Serviços de Tradução Jurídica certificados para diversos fins, tais como documentação de imigração, apresentação de processos em tribunal, acordos comerciais e outros documentos governamentais. De acordo com a procura do mercado, existe a necessidade de uma linguagem conforme e precisa, bem como de tradutores fiáveis, caso pretenda traduções certificadas. 

O processo de certificação destes documentos legais inclui as seguintes etapas:

Passo 1: Análise de documentos e avaliação jurídica: Em primeiro lugar, é necessário analisar os documentos minuciosamente e com atenção. Este passo visa principalmente identificar quais as disposições jurídicas presentes no documento e como as traduções podem ser realizadas. É também necessário avaliar o que falta nos documentos.

Passo 2: Atribuição a um tradutor jurídico qualificado

Depois de os documentos terem sido analisados e avaliados na íntegra, são atribuídos a um tradutor profissional e qualificado. 

Passo 3: Precisão da terminologia jurídica e tradução contextual

Agora, o tradutor começa a trabalhar e elabora um fluxograma dos termos jurídicos a utilizar no documento. O principal objetivo do tradutor continua a ser transmitir a mensagem na íntegra, numa linguagem clara e cristalina.

Passo 4: Revisão de garantia de qualidade em vários níveis

Após a elaboração do rascunho, a qualidade da tradução é analisada. As traduções são enviadas a outros profissionais, que as examinam para detetar eventuais erros e garantir que o texto flui de forma harmoniosa.

Passo 5: Declaração de certificação e certificado de exatidão

Só é possível obter a certificação depois de as traduções terem sido verificadas. As certificações garantem que as traduções dos documentos são de elevada qualidade.

Passo 6: Autenticação notarial opcional (se solicitada)

Em alguns casos, a autenticação notarial é opcional. Pode também solicitar informações sobre os nossos serviços, e um notário pode atestar por escrito a identidade e a assinatura do tradutor.

Passo 7: Entrega final e garantia de aceitação

Por fim, quando as traduções estiverem concluídas, serão enviadas por correio. Em primeiro lugar, serão enviadas em formato digital, mas também poderá solicitar uma cópia impressa para uso oficial.

Passo 1: Análise de documentos e avaliação jurídica

A base do processo de tradução jurídica certificada reside na revisão do documento e na avaliação jurídica. Uma avaliação minuciosa do documento constitui o ponto de partida de toda tradução jurídica certificada, permitindo determinar com precisão a exatidão, a conformidade e as alterações necessárias para a certificação. O documento é cuidadosamente analisado antes do início de qualquer trabalho de tradução, a fim de determinar a sua finalidade, a categoria a traduzir, a jurisdição e os requisitos de formato. Esta fase abrange decisões judiciais, contratos, acordos de confidencialidade, documentos de imigração, registos escolares, certidões de nascimento e outros documentos jurídicos. Trata-se de uma avaliação tão elaborada que a terminologia, a linguagem de certificação e o formato permanecem em conformidade com os padrões de Portugal. Uma boa revisão inicial reduziria o número de erros, evitaria rejeições e garantiria que a tradução certificada final fosse a melhor possível e atendesse a todas as necessidades das instituições ou do governo.

1.1 Recebimento inicial e verificação do processo

Isto começa com um procedimento rigoroso de receção de documentos. Os clientes partilham ficheiros através de sistemas seguros que garantem a proteção dos dados jurídicos confidenciais. É certo que a maioria dos prestadores de serviços não recusa formatos comuns como PDF, cópias digitalizadas, DOCX e JPG.  

A verificação da legibilidade do documento de entrada é realizada para garantir que todo o texto, selos, carimbos e assinaturas estejam nítidos. Caso algumas partes estejam pouco legíveis ou mesmo ausentes, o tradutor solicita esclarecimentos e prossegue com o trabalho. A verificação da integridade do documento é igualmente fundamental: todas as páginas são analisadas para garantir que não estejam em branco. Esta medida assegurará que a tradução seja uma cópia fiel do documento original.

1.2 Classificação por categoria jurídica

Pode classificar os documentos jurídicos de acordo com as leis e normas em vigor no momento da sua revisão. Basta classificar esses documentos jurídicos com base na utilização correta de termos, normas e linguagem jurídica. 

Entre elas, destacam-se:

• Documentos de imigração
• Documentos judiciais
• Contratos empresariais
• Registos académicos
• Certidões de nascimento, casamento e divórcio (registos civis).

1.3 A categorização determina

O tipo de documento é determinado pelos fatores que tem em conta durante a tradução:

• Estilo terminológico
• Necessidades de formatação
• Texto da certificação

1.4 Identificação da jurisdição

A identificação da jurisdição é um dos principais elementos para avaliar a legislação. Cabe ao tradutor determinar o tipo de documento.

• Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.
• Tribunais estaduais
• Tribunais federais  
• Transações jurídicas privadas 

Cada jurisdição possui regras relativas à redação e formatação da certificação, bem como a outras etapas do seu envio. O cumprimento das normas de cada jurisdição garante que a tradução certificada cumpra os padrões exigidos pela autoridade a que foi enviada. Ignorar essas diferenças pode resultar em perda de tempo ou na eventual rejeição do documento.

1.5 Confidencialidade e proteção de dados

A documentação relativa a litígios é extremamente confidencial. A tradução profissional certificada de documentos jurídicos nas empresas é garantida por:  

• Acordo de Confidencialidade (NDAs)  
• Sistemas de armazenamento seguro de ficheiros
• Protocolos de encriptação  
• Acesso limitado a tradutores.  

Essas medidas demonstram o nível de profissionalismo e protegem os clientes contra a fuga de informação. A proteção rigorosa dos dados também minimiza a responsabilidade em caso de processos judiciais e contribui para a solidez da empresa.

Passo 2: Atribuição a um tradutor jurídico qualificado

Após a análise e seleção do documento pelo responsável, os documentos são entregues a um tradutor jurídico qualificado. Esta medida garante que a tradução seja realizada por um profissional com os conhecimentos especializados adequados na matéria e competência linguística. 

É importante compreender que a tradução não se resume apenas à conversão de dados entre duas línguas. Exige uma compreensão profunda e um conhecimento aprofundado das leis, do vocabulário jurídico, dos procedimentos e das diferenças legislativas entre dois países distintos. Ao contratar um tradutor, deve ter em conta a precisão, a conformidade e a autenticidade da certificação. 

2.1.Correspondência de temas

Define-se que o tradutor se dedicará exclusivamente às regras da tradução, em vez de se concentrar em aspetos gerais. Os documentos jurídicos exigem vocabulário específico, conhecimento prático da linguagem processual e compreensão dos sistemas jurídicos. Um tradutor que seja excelente no trabalho por contrato pode não ser a pessoa mais adequada para apresentar documentos de imigração ou sentenças judiciais.

2.2.Language Pair Accuracy

O requisito mais importante é a precisão do par de idiomas. Deve certificar-se de que o tradutor selecionado é proficiente tanto na língua materna como na língua de origem. Para além das palavras, é fundamental a compreensão da cultura e dos sistemas jurídicos. Os termos jurídicos variam significativamente de país para país e, por isso, os tradutores precisam de saber como traduzir corretamente esses termos, de acordo com o sistema jurídico português.

2.3.Credenciais profissionais

Na tradução jurídica certificada, as credenciais profissionais são muito importantes. Não se trata de uma tradução literal, palavra por palavra, mas sim de equivalência jurídica e de um determinado contexto. Deve contratar tradutores linguísticos profissionais que sejam certificados, membros de uma ordem profissional ou que tenham recebido formação avançada na tradução de linguagem jurídica.

2.4. Requisitos de experiência

A experiência desempenha um papel fundamental na tomada de decisões. Os especialistas qualificados normalmente possuem:  

• Experiência em tradução jurídica.  
• Trabalhar com a prática e os procedimentos jurídicos portugueses.  
• Experiência pessoal na tradução de documentos de imigração, documentos judiciais, contratos, etc.  

Algumas das estruturas linguísticas complexas, o recurso à ambiguidade e as exigências relacionadas com a jurisdição podem ser abordadas com a ajuda de tradutores experientes. Para minimizar os riscos de rejeição, a experiência destes tradutores contribui para que o processo de certificação decorra sem complicações.

Passo 3: Precisão da terminologia jurídica e tradução contextual

A fase principal é a Precisão da Terminologia Jurídica e a Tradução Contextual, na qual a competência linguística deve ser destacada. Nesta fase, o tradutor jurídico certificado traduz o documento de origem para a língua de destino sem perder o seu significado jurídico, intenção e aplicabilidade. A tradução jurídica não envolve apenas a tradução de palavras; há necessidade de traduzir os conceitos jurídicos complexos e fazer com que o texto traduzido possua a mesma força jurídica no sistema português. A precisão é muito importante, pois um pequeno erro na terminologia pode alterar os termos contratuais, os resultados de imigração ou as interpretações dos tribunais. Esta fase garante que a tradução é precisa tanto na linguagem como na jurisdição, sem ir contra os padrões das leis portuguesas.

3.1. Equivalência jurídica vs. tradução literal

A precisão tem prioridade sobre a equivalência jurídica, em comparação com a tradução literal. A maioria dos conceitos jurídicos não tem a mesma acepção em diferentes sistemas jurídicos. Uma tradução literal, palavra por palavra, pode resultar numa distorção do significado original.  

O tradutor terá de interpretar o significado e traduzi-lo para o contexto do sistema jurídico português, sem que isso tenha um impacto jurídico negativo. Tal implica um conhecimento profundo da prática jurídica comparada e da terminologia processual, de modo a garantir a precisão e a conformidade.  

3.2. Normalização da terminologia

Os documentos jurídicos devem ser coerentes. A normalização da terminologia implica:  

• Utilização de glossários de termos jurídicos.  
• Referências a bases de dados terminológicas.  
• Utilize a mesma terminologia ao longo de todo o documento.  

A título de exemplo, o nome de uma pessoa, como um requerente ou um requerido, deve ser utilizado de forma consistente ao longo de todas as páginas. O uso de linguagem mista pode causar confusão ou ser repulsivo.  

3.3.Integridade da formatação

O aspeto da integridade da formatação implica que a estrutura do original seja preservada durante a tradução. Isto abrange:

• Mantenha os títulos e o formato tal como aparecem nos documentos originais.
• Cópias de selos, carimbos, notas manuscritas entre colchetes (por exemplo, [Selo])
• Nenhum deles perdeu os números das páginas ou a numeração.

3.4. Conformidade com a formatação numérica e de datas

Ao traduzir documentos para utilização em Portugal, alguns pequenos detalhes também têm de estar em conformidade com o formato comum em português. Aqui estão alguns aspetos que os tradutores costumam ajustar:

Formato da data: Em Portugal, as datas são escritas da seguinte forma: MM/DD/AAAA. Assim, 15/03/2024 passa a ser 03/15/2024.

Currency: Quando se discute uma moeda estrangeira relativa a outro país, o valor em euros (€) pode ser utilizado para ajudar os leitores portugueses a compreender o seu valor.

Unidades de medida: A conversão de quilómetros para milhas e de centímetros para polegadas é útil para garantir a coerência quando necessário.

Passo 4: Revisão de garantia de qualidade em vários níveis

A Revisão de Garantia de Qualidade em Vários Níveis é um sistema de controlo de qualidade baseado na organização do trabalho, implementado antes da certificação. Esta etapa garante que a tradução é satisfatória, correta e está em conformidade com a legislação. Uma vez que os documentos de importância jurídica têm impactos significativos, a realização de uma verificação de segundo nível eliminará o risco e aumentará a fiabilidade. Este procedimento de validação é um processo em várias etapas, o que o torna mais preciso e reduz as hipóteses de rejeição pelo Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, pelos tribunais ou por organizações empresariais.

4.1. Segunda revisão linguística

A tradução é encaminhada para um segundo linguista:

• Revisão independente
• Várias verificações relativas à legalidade.
• Verificação da precisão do significado.

Esta camada adicional elimina as inconsistências ou os erros de certificação.

4.2. Lista de verificação de conformidade legal

A lista de verificação inclui:

• Tradução completa, sem omissão de factos.
• Ortografia correta dos nomes e dos substantivos.
• De acordo com os mesmos símbolos previstos na lei.
• Ajustando-se à correspondência do original.

O processo está concluído graças à lista de verificação.

4.3. Análise da mitigação de riscos

A mitigação de riscos envolve:  

• Determinação de frases ambíguas.  
• Esclarecimento de termos ambíguos nas fontes.  
• Fazer perguntas ao cliente sempre que necessário.  

Uma clarificação ativa evitará mal-entendidos e eventuais desacordos no futuro.  

4.4. Aprovação prévia à certificação

A validação interna é realizada antes da emissão da declaração de certificação. O objetivo é garantir que todas as verificações de qualidade foram efetuadas e que a tradução cumpre os padrões institucionais.  

Passo 5: Declaração de Certificação e Certificado de Exatidão

Assim que uma tradução é certificada, é anexada uma declaração que atesta que o tradutor realizou o trabalho com honestidade e rigor. Esta declaração comprova que o tradutor domina as duas línguas, não omitiu nada e não distorceu o significado. Inclui ainda o texto em ambas as línguas e a data em que a certificação foi emitida.

5.1. Elementos obrigatórios em Portugal

Em Portugal, uma tradução certificada é normalmente acompanhada de vários elementos importantes:

• Nome completo do tradutor
• A assinatura deles
• Informações de contacto
• Havia a crença de que eles compreendiam ambas as línguas.
• Data da certificação

Em essência, estes factos indicam que o tradutor assume a responsabilidade pelo seu trabalho e certifica que este está correto.

5.2. Documentos de imigração

No caso da imigração, as traduções a serem submetidas ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras serão aceites como certificadas apenas se o documento não estiver escrito em português. Esta certificação informa o governo de que a tradução é correta e que o tradutor é capaz de a realizar.

5.3.Responsabilidade legal

A certificação não é apenas uma formalidade no papel. Trata-se de uma realidade jurídica, e o tradutor é o responsável. No caso de uma tradução falsa ou deliberadamente errada, o seu pedido pode ser recusado, pode acabar em tribunal e a sua reputação na profissão pode ficar manchada.

Passo 6: Autenticação notarial opcional (se necessário)

Em alguns casos, alguns tribunais, repartições públicas e até mesmo empresas exigem a autenticação notarial para complementar a certificação. Eis como isso funciona:

• O tradutor assina a declaração de certificação.
• A assinatura é posteriormente autenticada por um notário licenciado.
• Um selo ou carimbo aposto pelo notário atestará que se trata de um documento oficial.

Isso pode ser feito diretamente ou através de autenticação notarial online em determinados estados.

O sistema de tradução em Portugal não é ajuramentado.

Em Portugal não se recorre ao sistema de tradutores juramentados, como acontece na maioria dos países europeus. Basta recorrer a um tradutor certificado, a menos que se solicite o contrário.

Passo 7: Entrega final e garantia de aceitação

Isto garante que receberá a sua tradução certificada quando e onde for seguro. As opções mais comuns incluem:

• E-mail Millennium ou PDF eletrónico
• Cópia impressa por correio
• Envio expresso
• Transferência de ficheiros encriptados

Passo 8: Quando é necessária uma tradução juramentada em Portugal?

Essencialmente, terá de o fazer sempre que apresentar um documento que não esteja em inglês a uma entidade governamental, a um tribunal, a uma instituição de ensino superior ou a qualquer outro representante do Estado. A certificação indica apenas que a tradução é fiel ao original e pode ser considerada uma tradução oficial.

8.1. SEF e pedidos de imigração

As traduções certificadas são quase um requisito quando se candidata à imigração. O Serviço de Estrangeiros e Fronteiras prefere traduções certificadas de tudo o que não esteja escrito em português, como certidões de nascimento, certidões de casamento, registos criminais, etc. A falha ou negligência em fazê-lo pode fazer com que o seu pedido seja adiado, recusado ou que receba um pedido de informações adicionais. Portanto, não comprometa a precisão.

8.2.Processos judiciais federais e estaduais

Os documentos estrangeiros são também aqueles para os quais os tribunais exigem traduções certificadas, caso venham a ser apresentados como prova em tribunal, tais como contratos, declarações, registos e toda a documentação. A certificação atesta ao juiz a validade da tradução. Em Portugal, são normalmente utilizados tradutores certificados, não sendo utilizados tradutores juramentados, salvo decisão de um tribunal.

8.3. Contratos e documentos jurídicos empresariais

As traduções certificadas também são comuns no mundo dos negócios, nomeadamente na celebração de um contrato internacional, de uma fusão, de um acordo de confidencialidade ou de um acordo de acionistas. Uma tradução de má qualidade pode alterar as prioridades de um acordo e dar origem a controvérsias ou mesmo a um processo judicial. É por isso que as organizações empresariais recorrem a traduções certificadas, para evitar problemas legais no futuro.

8.4.Propostas académicas e governamentais

Todas as universidades e as entidades governamentais também exigem traduções autenticadas dos documentos oficiais — históricos escolares, diplomas, certidões de nascimento, certidões de casamento e certificados de registo criminal. A maioria das instituições não aceita os documentos sem a certificação.

Passo 9. Tradução certificada vs. autenticada vs. juramentada

A diferença entre traduções certificadas, autenticadas e juramentadas é explicada na tabela abaixo.

Tabela comparativa

Tipos de certificações	Tradução Certificada (Portugal)	Tradução autenticada (Portugal)	Tradução juramentada (países de direito civil)
Definição	A tradução certificada pode ser definida como um tipo de tradução que é assinada como Certificado de Exatidão. Verá que as traduções certificadas são legalmente verificadas e aceites pelas autoridades portuguesas e cumprem as normas e regulamentos legais.	O tipo de tradução certificada que é assinada por um tradutor autenticado. Neste caso, é necessário solicitar a certificação junto de um notário após a conclusão das traduções.	A tradução, que é autenticada por um tribunal e por um tradutor juramentado. Neste tipo de tradução, os documentos jurídicos são verificados por um tribunal e por um tradutor oficialmente credenciado pelo governo e pelo tribunal.
Validado por	Neste tipo de tradução, a precisão e a competência do tradutor ficam patentes nas traduções.	Nestas traduções, é necessário certificar a identidade do tradutor.	Nestas traduções, o tradutor é certificado por um tribunal ou por uma entidade governamental, pelo que não é necessário validá-las.
Situação jurídica em Portugal	Estas traduções são completamente aceites pelo Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, tribunais e universidades.	Deve saber que estas traduções só serão aceites quando solicitar a certificação corretamente de acordo com as leis portuguesas.	Como estas traduções existem em países de direito civil, são consideradas uma categoria legal em Portugal.
Requisito SEF	Deve seguir os regulamentos do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras quando estiver a lidar com documentos em língua estrangeira.	Não é necessário seguir requisitos de tradução ajuramentada para estas traduções.	Nos sistemas de tradução ajuramentada, os requisitos do SEF não são aplicáveis no sistema de imigração português.
Ideal para	Estas traduções são as mais adequadas para a apresentação de documentos de imigração, documentos judiciais e certificados de estudos	Pode ser necessário que estas traduções sejam autenticadas por um notário	Estas traduções são as mais adequadas para processos internacionais em países de direito civil
Impacto nos custos	Ser-lhe-á cobrado o custo normal da tradução	Os custos podem ser ligeiramente mais elevados devido aos honorários do notário	Os preços são frequentemente mais elevados devido ao sistema regulamentado
Prazo de entrega	Pode optar pelos serviços normais ou urgentes.	Poderá ter mais tempo para marcar uma consulta para a autenticação notarial	Isso depende da legislação do país.